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Rapport annuel de 2019-2020 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

TABLE DES MATIÈRES

RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. INTRODUCTION

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après nommée la Loi) confère aux personnes le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus sur eux-mêmes par les organisations du gouvernement fédéral qui figurent dans l’annexe de la Loi et d’en demander la correction. La Loi oblige aussi ces organisations à respecter le droit à la vie privée en limitant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 72 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le rapport sera publié sur le site Web de l’Agence.

Le mandat de l’APECA est de créer des possibilités de croissance économique au Canada atlantique en aidant les entreprises à devenir plus concurrentielles, plus innovatrices et plus productives, en travaillant avec les collectivités variées à développer et à diversifier leur économie et en faisant la promotion des atouts de la région. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (https://www.canada.ca/fr/promotion-economique-canada-atlantique.html).

2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP) et une employée de soutien au siège social de l’APECA à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La coordonnatrice de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de directives et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

De plus, la coordonnatrice de l’AIPRP examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des lois. Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a examiné les documents préparés en réponse à 99 questions parlementaires écrites.

Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’application des lois en matière d’AIPRP à l’Agence. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents.

3. DÉLÉGATION DES POUVOIRS

Aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’Annexe A.

4. POINTS SAILLANTS DU RAPPORT STATISTIQUE

Comme le montre les rapports statistiques (Annexe B et Annexe C), l’Agence a répondu, dans les délais prescrits par la loi, à trois demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont été fermées pendant période visée par le rapport. Ces trois demandes ont fini par être abandonnées par le requérant.

Le coût de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels s’est établi à 11 285 $ en 2019-2020, correspondant à une partie des salaires et à des frais de fonctionnement et d’entretien. Il s’agit d’une baisse de 3 103 $ par rapport à la période précédente.

Le tableau suivant démontre la tendance à l’égard du nombre de demandes fermées au cours des dix derniers exercices financiers.

Exercice financier 2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020
Totaux 0 0 2 1 2 0 1 2 3 3

5. FORMATION ET SENSIBILISATION

La coordonnatrice de l’AIPRP a présenté des séances d’information informelles au personnel sur les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. Cependant, elle n’a offert aucune séance officielle.

6. POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES, PROCÉDURES ET INITIATIVES

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative nouvelle ou révisée quant à la protection des renseignements personnels pendant la période visée.

7. PLAINTES ET VÉRIFICATIONS

Aucune plainte liée à la protection des renseignements personnels n’a été reçue et aucune enquête ou vérification n’a été effectuée fin pendant la période visée par le rapport.

8. SURVEILLANCE

Puisque l’Agence n’a pas reçu beaucoup de demandes d’accès à des renseignements personnels, aucune surveillance n’a été effectuée au cours de la période visée par le rapport.

9. ATTEINTES SUBSTANTIELLES À LA VIE PRIVÉE

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalé au Commissariat à la protection de la vie privée et à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au cours de la période visée par le rapport.

10. ÉVALUATIONS DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée au cours de la période visée par le rapport.

11. DIVULGATIONS DANS L’INTÉRÊT PUBLIC

L’Agence n’a pas divulgué de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport.

ANNEXE A

alt text

INSTRUMENT DE DÉLÉGATION – LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels Vice-Presidente, Finances et Services corporatifs et Secrétaire générale Coordonnatrice, Accès à l’information et protection des renseignements personnels
8(2)(j) Communication de renseignements personnels à des fins de recherche X X
8(2)(m) Communication de renseignements personnels dans l’intérêt du public ou de l’individu concerné X X
8(4) Conservation des copies de demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)(e) X  
8(5) Avis de communication en vertu de l’alinéa 8(2)(m) X X
9(1) Conversation d’un relevé des cas d’usage X X
9(4) Usages compatibles X X
10 Versement des renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels X X
14 Notification lors de demande de communication X X
15 Prorogation du délai X X
17(2)(b) Version de la communication X X
17(3)(b) Communication sur support de substitution X X
18(2) Exception – rensignements contenus dans un fichier inconsultable X  
19(1) Exception – renseignements personnels obtenus à titre confidentiel X  
19(2) Exception – cas où la communication de renseignements visés au paragraphe 19(1) est autorisée X  
20 Exception – affaires fédéro-provinciales X  
21 Exception – affaires internationales et défense X  
22 Exception – application des lois et enquêtes X  
23 Exception – enquêtes de sécurité X  
24 Exception – individus condamnés pour une infraction X  
25 Exception – sécurité des individus X  
26 Exception – renseignements concernant un autre individu X  
27 Exception – secret professionnel des avocats X  
28 Exception – dossiers médicaux X  
31 Avis d’enquête X X
33(2) Droit de presenter ses observations X X
35(1) Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée X X
35(4) Communication accordée X  
36(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire visant un fichier inconsultable X X
37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d’application) X X
51(2)(b) Règles spéciales (auditions) X X
51(3) Présentation d’arguments en l’absence d’une partie X X
72(1) Rapports au Parlement X X
Règlement sur la protection des renseignements personnels    
9 Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels X X
11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées X X
11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées X X

ANNEXE B

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1er avril 2019 au 31 mars 2020

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 3
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 0
Total 3
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 3
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0

Section 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition Délai de traitement
1 à
15 jours
16 à
30 jours
31 à
60 jours
61 à
120 jours
121 à
180 jours
181 à
365 jours
Plus de
365 jours
Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 0 0 0 0 0 0 3

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23 a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23 b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24 a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 0 24 b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 0
19(1)e) 0 22(2) 0 26 0
19(1)f) 0 22.1 0 27 0
20 0 22.2 0 27.1 0
21 0 22.3 0 28 0
22.4 0    

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1)a) 0 70(1) 0 70(1)d) 0
69(1)b) 0 70(1)a) 0 70(1)e) 0
69.1 0 70(1)b) 0 70(1)f) 0
    70(1)c) 0 70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Papier Électronique Autre
0 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
0 0 3
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Avis
juridique
Renseignements
entremêlés
Autre Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
  Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 3
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 100

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi Motif principal
Entrave au fonctionnement/charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi Nombre de demandes
fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise
Nombre de demandes fermées
au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise
Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 3 – Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Section 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise 15 a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15 a)(ii) Consultation 15 b)
Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles obtenir Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) Externe Interne
0 0 0 0 0 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15 a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15 a)(ii) Consultation 15 b) Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 31 jours               0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du
gouvernement du Canada
Nombre de pages à traiter Autres
organisations
Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15
jours
16 à 30
jours
31 à 60
jours
61 à
120
jours
121 à
180
jours
181 à
365
jours
Plus de 365
jours
Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consultation d’une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15
jours
16 à 30
jours
31 à 60
jours
61 à
120
jours
121 à
180
jours
181 à
365
jours
Plus de
365
jours
Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consultation d’une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 35 Article 37 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Section 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d’ÉFVP terminées 0

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
2 0 0 0

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 0
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 0

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1  Coûts

Dépenses Montant
Salaires 9 712 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 1 573 $
     • Contrats de services professionnels    
     • Autres 1 573 $
Total 11 285 $

11.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,10
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel de l’Agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 0,10

ANNEXE C

Rapport statistique supplémentaire 2019-2020 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – Demandes touchées par les mesures liées à la COVID-19

Le tableau suivant précise le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 1er avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Tableau 1 – Demandes reçues

  Nombre de demandes
Reçues du 1er avril 2019 au 13 mars 2020 3
Reçues du 14 mars 2020 au 31 mars 2020 0
Total 3

Le tableau suivant précise le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 1er avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Tableau 2 – Demandes fermées

  Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi Nombre de demandes fermées après les délais prévus par la loi
Reçues du 1er avril 2019 au 13 mars 2020  et en suspens à la fin des périodes d’établissement de rapports précédentes 3 0
Reçues du 14 mars 2020 au 31 mars 2020 0 0
Total 3 0

Le tableau suivant précise le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 1er avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Tableau 3 – Demandes reportées

  Nombre de demandes
Demandes reçues du 1er avril 2019 au 13 mars 2020  et demandes en suspens à la fin de la période d’établissement de rapports précédente qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 0
Demandes reçues du 14 mars 2020 au 31 mars 2020 qui ont été reportées à la période d’établissement de rapports 2020-2021 0
Total 0