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Rapport annuel de 2020-2021 concernant la Loi sur l’accès à l’information

1. INTRODUCTION

La Loi sur l’accès à l’information (ci-après la Loi) donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada le droit d’accéder aux documents qui relèvent des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. La Loi prévoit également que les décisions relatives à la non-divulgation des renseignements peuvent faire l’objet de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 94 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le rapport sera publié sur le site Web de l’Agence.

Le mandat de l’APECA est de créer des possibilités de croissance économique au Canada atlantique en aidant les entreprises à devenir plus concurrentielles, plus innovatrices et plus productives, en travaillant avec les collectivités variées à développer et à diversifier leur économie et en faisant la promotion des atouts de la région. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (https://www.canada.ca/fr/promotion-economique-canada-atlantique.html).

2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP) et une employée de soutien au siège social de l’APECA, à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La coordonnatrice de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

De plus, la coordonnatrice de l’AIPRP examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des lois. Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a examiné les documents préparés en réponse à 127 questions parlementaires écrites.

Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’application des lois en matière d’AIPRP à l’Agence. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents. En outre, une employée occasionnelle a été embauchée pour aider pendant les périodes où le volume de travail était plus élevé en 2020-2021.

3. DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe A.

4. POINTS SAILLANTS DU RAPPORT STATISTIQUE

Les renseignements suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’annexe B et à l’annexe C.

Nombre de demandes reçues et traitées

L’Agence a reçu 47 demandes en 2020-2021, soit une baisse de 56 p. 100 par rapport à la période précédente.

En tout, 53 demandes ont été fermées, dont dix demandes en suspens de l’exercice 2019-2020. Quatre demandes ont été reportées à la prochaine période d’établissement de rapport.

Le tableau suivant démontre la tendance à l’égard du nombre de demandes traitées, par source, au cours des dix derniers exercices financiers. Près de la moitié des demandes reçues pendant la période visée ont été présentées par des membres des médias.

Exceptions et exclusions

Comme c’était le cas pendant les dix derniers exercices, les trois principales exceptions invoquées étaient liées aux articles de la Loi portant sur les renseignements personnels (article 19), les renseignements de tiers (article 20) et les activités du gouvernement (article 21).

En 2020-2021, l’alinéa 68a) de la Loi a été invoqué pour exclure des renseignements qui étaient déjà du domaine public en réponse à une demande.

Les documents liés à trois demandes contenaient des renseignements confidentiels du Cabinet ou en faisaient mention. Par conséquent, ces renseignements ont été exclus en vertu de l’article 69 de la Loi.

Complexités

Des documents ont été repérés en réponse à 48 des 53 demandes d’accès fermées en 2020-2021. Aucun document pertinent n’existait pour les cinq autres demandes. Les documents ont été divulgués en totalité pour quatorze demandes (29 p. 100) et en partie pour 33 demandes (67 p. 100), et ont été entièrement exemptés pour une demande. Le traitement de ces demandes a donné lieu à l’examen de 4 867 pages de documents, dont 3 089 ont été divulguées en partie ou en totalité. Des copies électroniques des documents ont été fournies en réponse à toutes les demandes.

Le tableau suivant fournit des renseignements supplémentaires concernant les pages divulguées.

L’Agence a dû entreprendre les consultations suivantes dans le cadre du traitement de 30 demandes :

• onze avis à des tiers en vertu de l’article 27 de la Loi;
• dix consultations auprès d’autres institutions gouvernementales.

Prorogations

Le délai prescrit par la loi pour répondre aux demandes a été prolongé 24 fois, comme suit :

Les délais ont été prorogés en vertu des alinéas suivants :

• 9(1)a) – lorsque la demande portait sur un nombre élevé de documents ou nécessitait une recherche dans un nombre élevé de documents et/ou lorsque le respect du délai initial aurait entravé de façon sérieuse le fonctionnement de l’Agence;
• 9(1)b) – lorsqu’il était nécessaire de tenir des consultations qui ne pouvaient avoir lieu dans le délai initial;
• 9(1)c) – lorsque l’Agence devait aviser des tiers de son intention de communiquer un document en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi.

Délais statutaires

Une demande a été fermée en retard en 2020-2021 en raison d’une réponse tardive à une consultation externe. L’organisation concernée n’était pas en mesure de répondre à temps en raison des incidences de la COVID-19 sur ses activités. Cinquante-deux demandes ont été fermées dans les délais prévus par la loi.

Le tableau ci-dessous présente les détails des délais de réponse au cours des dix derniers exercices :

Frais

La Loi sur l’accès à l’information autorise la collecte de frais de 5 $ pour la présentation d’une demande. En tout, des frais de 140 $ ont été perçus par l’entremise du Service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour la présentation de 28 demandes fermées en 2020-2021. L’Agence a renoncé aux frais relatifs à douze demandes, et ceux de sept autres demandes transférées à l’Agence ont été perçus par d’autres institutions fédérales.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016 et aux modifications à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, l’APECA renonce à percevoir tous les frais prévus par la Loi et son règlement, à l’exception des frais de 5 $ pour la présentation d’une demande qui sont prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

Consultations

En 2020-2021, l’Agence a répondu à 37 demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et des gouvernements provinciaux, ce qui représente une baisse de 37 p. 100 par rapport à la période précédente. Ces consultations ont occasionné l’examen de 311 pages de documents et ont été effectuées dans les délais prescrits.

Coûts

En 2020-2021, le coût total de l’application de la Loi sur l’accès à l’information s’est élevé à 191 845 $. Ce montant représente 185 958 $ en salaires et 5 887 $ en frais de fonctionnement et d’entretien (p. ex. licences d’utilisation de systèmes). Comparativement à la période précédente, cela correspond à une baisse de 18 299 $. Les frais de fonctionnement et d’entretien comprennent habituellement des déplacements pour offrir de la formation dans les bureaux régionaux de l’Agence; toutefois, en raison des restrictions de voyage liées à la COVID-19, aucune formation n’a été donnée en 2020-2021.

5. ACTIVITÉS DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION

Des séances de sensibilisation aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information sont offertes à tous les employés de l’Agence sur demande. Bien qu’aucune séance de formation n’ait été donnée dans les bureaux de l’APECA pendant la période visée, de nombreuses séances d’information informelles ont été offertes aux employés de l’Agence qui ont demandé de l’information sur les exigences de la Loi.

6. POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES, PROCÉDURES ET INITIATIVES

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice ou procédure nouvelle ou révisée quant à l’accès à l’information pendant la période visée.

7. PLAINTES ET VÉRIFICATIONS

Les demandeurs peuvent déposer auprès du Commissariat à l’information une plainte au sujet de toute question relative au traitement de leur demande.

Une plainte liée aux exceptions appliquées aux documents pertinents en réponse à une demande a été entamée en 2020-2021 et demeure en cours.

Deux plaintes déposées en 2019-2020 ont été fermées pendant la période visée par le rapport. La première a été abandonnée par le plaignant, et l’autre a été jugée non fondée par la Commissaire à l’information.

Aucune vérification n’a été effectuée pendant la période du rapport.

8. SURVEILLANCE

Aucune surveillance n’a été effectuée au cours de la période du rapport.

9. INCIDENCES DE LA PANDÉMIE DE COVID-19

Les mesures de télétravail prises par l’Agence en réponse à la pandémie de COVID-19 n’ont pas eu d’incidence sur la capacité de l’organisation à s’acquitter de ses responsabilités prévues par la Loi sur l’accès à l’information.

ANNEXE A

ANNEXE B Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1er avril 2020 au 31 mars 2021

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes comptabilisées auparavant comme étant « traitées de façon informelle » figureront désormais dans cette section uniquement.

Section 2 – Motifs pour ne pas donner suite à une demande

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5 - Frais

Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 – Délais de traitement des demandes sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 – Plaintes et enquêtes

Section 9 – Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

ANNEXE C Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1er avril 2020 au 31 mars 2021

Section 1: Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Nombre de semaines pendant lesquelles l’institution a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les différents canaux

Section 2: Capacité de traiter les dossiers

2.1  Nombre de semaines pendant lesquelles l’institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification

2.2  Nombre de semaines pendant lesquelles l’institution a pu traiter des documents électriques dans différents niveaux de classification