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Rapport annuel de 2021-2022 concernant la Loi sur l’accès à l’information

1. INTRODUCTION

La Loi sur l’accès à l’information (ci-après la Loi) donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada le droit d’accéder aux documents qui relèvent des institutions fédérales, sous réserve d’exceptions précises et limitées. La Loi prévoit également que les décisions relatives à la non-divulgation des renseignements peuvent faire l’objet de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 94 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le rapport sera publié sur le site Web de l’Agence.

Le mandat de l’APECA est de créer des possibilités de croissance économique au Canada atlantique en aidant les entreprises à devenir plus concurrentielles, plus innovatrices et plus productives, en travaillant avec les collectivités variées à développer et à diversifier leur économie et en faisant la promotion des atouts de la région de l’Atlantique. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (https://www.canada.ca/fr/promotion-economique-canada-atlantique.html).

2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP), une analyste de l’AIPRP et une employée de soutien au siège social de l’APECA, à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La Direction de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et à des renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

De plus, la Direction de l’AIPRP examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des lois. Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a examiné les documents préparés en réponse à 101 questions parlementaires écrites.

Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’application des lois en matière d’AIPRP à l’Agence. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents. En outre, une employée occasionnelle a été embauchée pour aider pendant les périodes où le volume de travail était plus élevé en 2021-2022.

3. DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe A.

4. POINTS SAILLANTS DU RAPPORT STATISTIQUE

Les renseignements suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’annexe B et à l’annexe C.

Nombre de demandes reçues et traitées

L’Agence a reçu 25 demandes en 2021-2022, soit une baisse de 47 p. 100 par rapport à la période précédente.

En tout, 27 demandes ont été fermées, dont 4 demandes en suspens de l’exercice 2020-2021. Deux demandes ont été reportées à la prochaine période d’établissement de rapport.

Le tableau suivant montre la tendance liée au nombre de demandes reçues, par source, au cours des dix derniers exercices financiers.

Exceptions et exclusions

Comme c’était le cas pendant les dix derniers exercices, les trois principales exceptions invoquées étaient liées aux articles de la Loi portant sur les renseignements personnels (article 19), les renseignements de tiers (article 20) et les activités du gouvernement (article 21).

En 2021-2022, l’alinéa 68a) de la Loi a été invoqué pour exclure des renseignements qui étaient déjà du domaine public en réponse à une demande.

Les documents liés à deux demandes contenaient des renseignements confidentiels du Cabinet ou en faisaient mention. Par conséquent, ces renseignements ont été exclus en vertu de l’article 69 de la Loi.

Complexités

Des documents ont été repérés en réponse à 19 des 27 demandes d’accès fermées en 2021-2022. Aucun document pertinent n’existait pour les 8 autres demandes. Les documents ont été divulgués en totalité pour 3 demandes et en partie pour 14 demandes, et ont été entièrement exclus pour une demande. Une demande a été abandonnée par le demandeur. Le traitement de ces demandes a donné lieu à l’examen de 5 344 pages de documents, dont 2 133 ont été divulguées en partie ou en totalité. Des copies électroniques des documents ont été fournies en réponse à toutes les demandes.

Le tableau suivant fournit des renseignements supplémentaires concernant les pages divulguées.

L’Agence a dû entreprendre les consultations suivantes dans le cadre du traitement de 10 demandes :

• 6 avis à des tiers en vertu de l’article 27 de la Loi;
• 4 consultations auprès d’autres institutions gouvernementales.

Prorogations

Le délai prescrit par la loi pour répondre aux demandes a été prolongé 16 fois, comme suit :

Les délais ont été prorogés en vertu des alinéas suivants :

• 9(1)a) – lorsque la demande portait sur un nombre élevé de documents ou nécessitait une recherche dans un nombre élevé de documents et/ou lorsque le respect du délai initial aurait entravé de façon déraisonnable le fonctionnement de l’Agence;
• 9(1)b) – lorsqu’il était nécessaire de tenir des consultations qui ne pouvaient avoir lieu dans le délai initial;
• 9(1)c) – lorsque l’Agence devait aviser des tiers de son intention de communiquer un document en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi.

Délais statutaires

Toutes les demandes fermées en 2021-2022 ont été fermées dans les délais prévus par la loi. Le tableau ci-dessous présente les détails des délais de réponse au cours des dix derniers exercices :

Frais

La Loi sur l’accès à l’information autorise la collecte de frais de 5 $ pour la présentation d’une demande. La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable présente au Parlement un rapport annuel sur les frais perçus par l’institution. En tout, des frais de 100 $ ont été perçus par l’entremise du Service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour la présentation de 20 demandes fermées en 2021-2022. Les frais liés à sept autres demandes transférées à l’Agence ont été perçus par d’autres institutions fédérales.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016 et aux modifications à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, l’APECA renonce à percevoir tous les frais prévus par la Loi et son règlement, à l’exception des frais de 5 $ pour la présentation d’une demande qui sont prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

Consultations

En 2021-2022, l’Agence a répondu à 51 demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et des gouvernements provinciaux. Ces consultations ont occasionné l’examen de 2 139 pages de documents et ont été effectuées dans les délais prescrits.

Coûts

En 2021-2022, le coût total de l’application de la Loi sur l’accès à l’information s’est élevé à 275 444 $. Ce montant représente 274 415 $ en salaires et 1 029 $ en frais de fonctionnement et d’entretien.

5. ACTIVITÉS DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION

Des séances de sensibilisation aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information sont offertes à tous les employés de l’Agence sur demande. En 2021-2022, trois séances de formation ont été offertes, et on estime qu’un total de 30 personnes y ont participé. De nombreuses séances d’information informelles ont également été offertes aux employés de l’Agence qui ont demandé de l’information sur les exigences de la Loi pendant la période visée par le rapport.

6. POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES, PROCÉDURES ET INITIATIVES

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice ou procédure nouvelle ou révisée quant à l’accès à l’information pendant la période visée.

7. PLAINTES ET VÉRIFICATIONS

Les demandeurs peuvent déposer, auprès du Commissariat à l’information, une plainte au sujet de toute question relative au traitement de leur demande.

Une plainte liée aux exceptions appliquées aux documents pertinents en réponse à une demande a été déposée en 2020-2021 et demeure en cours.

Deux plaintes déposées en 2021-2022 ont été fermées pendant la période visée par le rapport. Le Commissariat à l’information du Canada a conclu que ces deux plaintes n’étaient pas fondées.

Aucune vérification n’a été effectuée pendant la période visée par le rapport.

8. SURVEILLANCE

Aucune surveillance n’a été effectuée au cours de la période visée par le rapport.

9. INCIDENCES DE LA PANDÉMIE DE COVID-19

Les mesures de télétravail prises par l’Agence en réponse à la pandémie de COVID-19 n’ont pas eu d’incidence sur la capacité de l’organisation à s’acquitter de ses responsabilités prévues par la Loi sur l’accès à l’information.

ANNEXE A

ANNEXE B

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes

1.2  Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

*A.I. : affaires internationales   *Déf. : défense du Canada   *A.S. : activités subversives

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4  Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6  Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des Services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaires

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts répartis

11.2 Ressources humaines

ANNEXE C

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

Section 1 – Capacité de recevoir des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les différents modes.

Section 2 – Capacité de traiter les dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 – Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2  Indiquez le nombre de plaintes ouvertes déposées auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 – Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1  Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2  Indiquez le nombre de plaintes ouvertes déposées auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 – Numéro d’assurance sociale (NAS)