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Rapport annuel de 2023-2024 concernant la Loi sur l’accès à l’information

Au sujet de cette publication

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par la ministre de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique, 2024

No de catalogue : AC2-15/1F-PDF

ISSN 2817-3740– Rapport annuel au Parlement 2023-2024 – Loi sur l’accès à l’information

1. INTRODUCTION

La Loi sur l’accès à l’information (ci-après la Loi) renforce la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de promouvoir une société à la fois ouverte et démocratique et de permettre un débat public relatif à la conduite de ces institutions. La partie 1 de la Loi garantit un droit d’accès à l’information au sein des institutions fédérales, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La partie 2 établit les exigences relatives à la publication proactive de l’information des institutions fédérales, les différents types de renseignements personnels, détenus par des institutions gouvernementales fédérales, qui intéressent le grand public.

Le présent rapport est préparé conformément à l’article 94 de la Loi, qui exige que le responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) prépare, aux fins de dépôt au Parlement, un rapport annuel sur l’application de cette loi. Ce rapport est également préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Le mandat de l’APECA est de créer des possibilités de croissance économique au Canada atlantique en aidant les entreprises à devenir plus concurrentielles, plus innovatrices et plus productives, en travaillant avec les collectivités variées à développer et à diversifier leur économie et en faisant la promotion des atouts de la région de l’Atlantique. Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de l’APECA (https://www.canada.ca/fr/promotion-economique-canada-atlantique.html).

2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle compte une directrice (coordonnatrice de l’AIPRP), une analyste de l’AIPRP et une employée de soutien au siège social de l’APECA, à Moncton, au Nouveau-Brunswick. La Direction de l’AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes d’accès à l’information et à des renseignements personnels, ainsi que de l’élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices et de procédures efficaces pour gérer la conformité de l’Agence aux lois en matière d’AIPRP.

La Direction de l’AIPRP veille également au respect des exigences en matière de publication proactive en partenariat avec les responsables de l’Agence et examine divers documents avant qu’ils soient publiés afin de s’assurer qu’ils ne contiennent pas de renseignements pouvant faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu de la Loi. Pendant la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a également examiné les documents préparés en réponse à 105 questions parlementaires écrites.

L’APECA veille au respect de la loi en collaborant avec la Direction de l’AIPRP, les directions générales et les bureaux régionaux. Chaque secteur et direction générale de l’organisation compte un agent de liaison (relevant normalement du sous-ministre ou d’un sous-ministre adjoint) qui coordonne le processus de repérage des documents.

L’Agence n’a conclu aucune entente de services avec une autre institution fédérale en vertu de l’article 96 de la Loi au cours de la période visée par le rapport.

3. ORDONNANCE DE DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, le président a délégué les pleins pouvoirs au vice-président des Finances et Services corporatifs et secrétaire général, et il a délégué des pouvoirs partiels à la coordonnatrice de l’AIPRP.

Une copie signée de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe A.

4. RENDEMENT POUR 2023-2024

Les renseignements suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’annexe B et à l’annexe C.

Nombre de demandes reçues et traitées

L’Agence a reçu 25 demandes en 2023-2024, soit une légère hausse par rapport à la période précédente où 21 demandes avaient été reçues.

En tout, 27 demandes ont été fermées, dont trois demandes en suspens de l’exercice 2022-2023. Une demande a été reportée à la prochaine période d’établissement de rapport et respecte toujours dans les délais prescrits par la loi.

Le tableau suivant montre la tendance liée au nombre de demandes reçues, par source, au cours des dix derniers exercices financiers.

Exceptions et exclusions

Comme c’était le cas pendant les dix derniers exercices, les trois principales exceptions invoquées étaient liées aux articles de la Loi portant sur les renseignements personnels (article 19), les renseignements de tiers (article 20) et les activités du gouvernement (article 21). Les documents liés à sept demandes contenaient des renseignements confidentiels du Cabinet ou en faisaient mention. Par conséquent, ces renseignements ont été exclus en vertu de l’article 69 de la Loi.

Complexités

Des documents ont été repérés en réponse à 24 des 27 demandes d’accès fermées en 2023-2024. Aucun document pertinent n’existait pour deux demandes, et une demande a été transmise à un autre ministère plus concerné par les documents demandés. Le traitement de ces demandes a donné lieu à l’examen de 1 104 pages de documents, dont 878 ont été divulguées en partie ou en totalité. Des copies électroniques des documents ont été fournies en réponse à toutes les demandes.

Le tableau suivant fournit des renseignements supplémentaires concernant les pages divulguées.

L’Agence a dû entreprendre les consultations suivantes dans le cadre du traitement de quatorze demandes :

• sept avis à des tiers en vertu de l’article 27 de la Loi;
• huit consultations auprès d’autres institutions gouvernementales.

Prorogations

Le délai prescrit par la loi pour répondre aux demandes a été prolongé comme suit :

Les délais ont été prorogés en vertu des alinéas suivants :

• 9(1)a) – lorsque la demande portait sur un nombre élevé de documents ou nécessitait une recherche dans un nombre élevé de documents et/ou lorsque le respect du délai initial aurait entravé de façon déraisonnable le fonctionnement de l’Agence;
• 9(1)b) – lorsqu’il était nécessaire de tenir des consultations qui ne pouvaient avoir lieu dans le délai initial;
• 9(1)c) – lorsque l’Agence devait aviser des tiers de son intention de communiquer un document en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi.

Délais statutaires

Toutes les demandes fermées en 2023-2024 ont été fermées dans les délais prévus par la loi. Le tableau ci-dessous présente les détails des délais de réponse au cours des dix derniers exercices :

Délai de traitement et disposition

Parmi les demandes fermées en 2023-2024, douze ont été achevées dans un délai d’un à 30 jours, deux ont été achevées dans un délai de 31 à 60 jours, onze ont été achevées dans un délai de 61 à 120 jours et deux ont été achevées dans un délai de 121 à 180 jours.

Parmi ces demandes, les documents ont été divulgués en totalité pour huit demandes, et en partie pour seize demandes. Aucun document n’existait pour deux demandes, et une demande a été transmise à un autre ministère plus concerné par les documents demandés.

Consultations

En 2023-2024, l’Agence a répondu à 14 demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et des gouvernements provinciaux. Ces consultations ont occasionné l’examen de 267 pages de documents et ont toutes été effectuées dans les délais prescrits.

5. ACTIVITÉS DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION

La Direction de l’AIPRP fournit régulièrement des conseils aux fonctionnaires de l’Agence en ce qui concerne le traitement des demandes d’accès à l’information et la publication proactive des renseignements ainsi que l’interprétation de la Loi pour veiller à l’application efficace et cohérente de la Loi par l’Agence.

Des séances de sensibilisation aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information sont offertes à tous les employés de l’Agence sur demande. De nombreuses séances d’information informelles ont été offertes aux employés de l’Agence qui ont demandé de l’information sur les exigences de la Loi pendant la période visée par le rapport.

6. POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES, PROCÉDURES ET INITIATIVES

L’Agence n’a mis en application aucune politique, ligne directrice ou procédure nouvelle ou révisée quant à l’accès à l’information pendant la période visée.

7. PUBLICATION PROACTIVE

La Direction de l’AIPRP collabore avec des représentants ministériels de la direction générale de Finances et Services corporatifs et la direction générale de Politiques, Programmes et Communications pour satisfaire aux exigences en matière de divulgation proactive énoncées dans la partie 2 de la Loi. Le tableau ci-dessous présente les exigences de publication proactive applicables à l’APECA et les liens vers ces publications. Au cours de la période de rapport 2023-2024, l’APECA a respecté les délais prévus par la Loi pour les exigences de publication proactive dans 96 % des cas.

Tableau des exigences en matière de publication proactive

8. PLAINTES ET VÉRIFICATIONS

Les demandeurs peuvent déposer, auprès du Commissariat à l’information, une plainte au sujet de toute question relative au traitement de leur demande.

Aucune plainte n’a été reçue par le Commissariat à l’information en vertu de l’article 32 au cours de la période d’établissement de rapport concernant l’application de la Loi. La Commissaire à l’information a émis un rapport final sur une plainte déposée contre l’Agence en 2016-2017, concluant que la plainte n’était pas fondée.

Aucune vérification n’a été effectuée pendant la période visée par le rapport.

9. FRAIS

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information.
• Frais payables : les frais de demande de 5 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d'accès à l'information.
• Total des revenus : le total des recettes des frais pour l’exercice financier 2023-2024 est de 70 $.
• Frais dispensés ou remboursés : En tout, des frais de 55 $ ont été annulés en 2023-2024.
• Coût de fonctionnement du programme : En 2023-2024, le coût total de l’application de la Loi sur l’accès à l’information s’est élevé à 244 454 $.

10. SURVEILLANCE

La Direction de l’AIPRP assure un suivi régulier des délais et des tendances liés au traitement des demandes en maintenant une communication continue avec les fonctionnaires de l’Agence. Cela comprend des rapports sur l’état d’avancement et des discussions avec les services des communications, les bureaux régionaux et le Bureau de liaison ministérielle toutes les semaines.

ANNEXE A

ANNEXE B

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1^er avril 2023 au 31 mars 2024

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1  Nombre de demandes

1.2  Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 : Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

*A.I. : affaires internationales   *Déf. : défense du Canada   *A.S. : activités subversives

4.3 Exclusions

4.4  Format des documents communiqués

4.5  Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier , document électronique et ensemble de données

4.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier, document électronique et ensemble de données par disposition des demandes

4.5.3  Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4  Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7  Autres complexités

4.6  Demandes fermées

4.6.1  Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7  Présomptions de refus

4.7.1  Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

4.7.2  Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8  Demandes de traduction

Section 5 : Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2  Durée des prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

7.2  Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3  Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1  Demandes auprès des Services juridiques

8.2  Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Enquêtes et comptes rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 : Recours judiciaires

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1  Coûts répartis

11.2 Ressources humaines

ANNEX C

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence de promotion économique du Canada atlantique

Période visée par le rapport : du 1er avril 2023 au 31 mars 2024

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

1.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

2.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 3 : Numéro d’assurance sociale

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels